Microsoft Dynamics NAV (Navision): International Hotel Back Office

Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office

International Hotel Back Office

Datos obtenidos en tiempo real, para cadenas hoteleras y hoteles independientes

Las funciones excepcionales de Microsoft Dynamics NAV dedicadas a coordinar y controlar en un modo simple e inmediato las actividades relativas a la administración económica y administrativa, las relaciones con los proveedores, el análisis y los informes, y la integración nativa con Microsoft Office son la base de un Hotel Back Office Internacional, multilenguaje y multidivisa, sin rivales.

Control de administración

Todos los datos contables vienen recogidos detallada y puntualmente, operando según un concepto de competencia del período para tener un adecuado control económico sobre la administración de la empresa.

Los resultados de la actividad hotelera vienen evaluados a través de unos informes especializados del Uniform System of Accounts para Hoteles.

Acceso a las informaciones en cualquier idioma

Microsoft Dynamics NAV ofrece a usuarios, clientes y proveedores un servicio mejor, proveyéndoles descripciones de artículos, informes y facturas en su propio idioma y moneda.

En un instante es posible cambiar el interfaz de usuario a cualquier otro idioma instalado, permaneciendo en la misma pantalla de trabajo.

Todos los datos económicos pueden presentarse en distintas divisas.

Trabajar sin barreras en el mercado global

Las transacciones y las informaciones económicas vienen conectadas entre las distintas estructuras hoteleras, simplificando hasta los procedimientos financieros más complejos. Es posible crear y administrar transacciones entre empresas, incluso documentos de compras y movimientos contables, con el soporte para los diferentes planes de cuentas, base de datos, divisas e idiomas.

Cualquier vista sobre los datos

Microsoft Dynamics NAV registra en la base de datos todas las transacciones con el máximo detalle. Gracias a la tecnología SIFT (Sum Indexed Flow Technology) las vistas, los datos, los saldos, consolidados, se calculan instantaneamente en el sistema en base al tipo de consulta solicitada por el usuario, que puede filtrar libremente los datos también en base a la dimensión.

AREAS DE EXCELENCIA

Control de administración y Uniform System of Accounts

La solución ha sido desarrollada para responder a las exigencias normativo-fiscales de la administración contable, pero sobretodo con el objetivo de recoger y elaborar todas las informaciones necesarias para tener un adecuado control económico de la administración empresarial y evaluar los resultados de la actividad hotelera a través del informe especializado del Uniform System of Accounts.

La selección de los datos viene articulada a través de un plan de cuentas de contabilidad general y a través de la configuración de las "dimensiones" de Microsoft Dynamics NAV que permiten el desglose de costes e ingresos entre los diferentes hoteles (en el caso de cadenas hoteleras), en repartos y en los centros de negocio. También se reflejan datos estadísticos extracontables (ej. segmentos de mercado, nacionalidad y demás) para analizar sintéticamente los elementos más significativos de la gestión.

Informes de Uniform System of Accounts

Los resultados de la actividad hotelera son analizables con los modelos esquemáticos según los criterios típicos de Uniform System of Accounts, que presenta: al centro listado de conceptos basados en las reclasificaciones de los costes, ingresos y datos de tipo extra contable, a la izquierda los datos de periodo y a la derecha los datos acumulados hasta el período analizado.

Ha sido realizado un modelo de previsión con layout anual que representa los datos de lo devengado hasta el período analizado y aquellos previsionales de los meses que siguen hasta fin de año.

Estos modelos se extraen de los datos actuales de la contabilidad general, de los movimientos extra contables, del presupuesto y de los movimientos extra contables previsionales ya sean de ingresos como de gastos.

Movimientos extra contables

Los movimientos extra contables o estadísticos (número de habitaciones vendidas, de clientes hospedados, de cubiertos y demás) confluyen directamente en el diagrama de los movimientos de contabilidad general, oportunamente evidenciados y separados. Algunos de estos podrían ser valorados solo por lo que concierne a las cantidades.


Administración amortizaciones por cantidad

En los Hoteles, por lo general, se compran numerosos bienes (muebles para las habitaciones, restaurantes, salas de conferencias y demás) que después de reformas parciales tienen que ser puestas fuera de uso por cantidades específicas. La administración prevé, entonces, no solamente el valor total de la amortización, sino las cantidades y los valores unitarios y totales. En la gestión de la reclasificación, se propone el porcentaje de reclasificación sobre la base de las cantidades a reclasificar y de aquellas iniciales.

Periodificación (gastos anticipados y devengados)

Es posible indicar, durante la contabilización, el periodo de devengo de las operaciónes. En el momento del registro se ejecuta la operación indicada y su anulación integral; contemporáneamente se generan operaciones periodicas por las cuotas correspondientes a cada mes/periodo, referentes al periodo de tiempo de referencia. Estas operaciones se generan sobre distintas tablas con indicación del mes/periodo contable para agilizar la contabilización posterior de todas las operaciones periódicas indicadas en el batch del periodo en curso. La aplicación permite una gestión de las periodificaciones que incluye varias casuísticas:

  • el usuario encuentra inmediatamente las periodificaciones produciendo balances mensuales, entonces el procedimiento genera asientos en las operaciones de registro periódicas y el usuario confirma los asientos del periodo a generar;
  • el usuario pide buscar los asientos referentes a las periodificaciones, pide el traspaso al día siguiente, entonces puede regenerarlas en el periodo siguiente con importes progresivos.

Interfaz con Front Office hotelero

Importados automáticamente, previa la auditoria habitual, los movimientos contables y extra contables relativos a la actividad de Front Office. Los movimientos contables generados de la producción diaria y de la facturación, actualizan la contabilidad general. Además, se importan los IVAs correspondientes. Actualmente están disponibles los interfaces entre protel y los principales Front Office internacionales.

Interfaz con sistemas de Gestión-Administración de los Recursos Humanos

Cada mes el sistema puede importar automáticamente los movimientos contables relativos a los sueldos y salarios.

Importación de los datos de clientes

Dataport disponibles:

  • Datos personales de los proveedores;
  • Partidas abiertas proveedores;
  • Datos de los artículos;
  • Improductividad de los artículos de almacén por ubicación;
  • Amortizaciones (valor inicial, cesiones, incrementos, cuotas amortizadas);
  • Movimientos de amortización;
  • Saldos contables y extra contables subdivididos por dimensión;
  • Movimientos contables y extra contables del año precedente y del presente año subdivididos por dimensión y período;
  • Presupuesto del presente año subdividido por dimensiones y periodos.
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